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Audits, conseils, formation en management pour votre certification ISO

Dans un environnement de plus en plus compétitif, les entreprises doivent améliorer leur organisation et se démarquer par la performance et l’innovation. SFH Conseil est spécialisé dans les certifications ISO. Nous accompagnons les entreprises manufacturières dans l’atteinte de l’excellence organisationnelle, notamment en les guidant vers l’obtention d’une certification ISO 9001.

Nous avons deux axes de travail intimement liés : l’optimisation des processus d’affaires et la conformité aux normes de management, dont ISO 9001 fait partie. Nous réalisons des audits, formations et allons jusqu’à l’impartition de services (gestion par interim).

Les étapes pour l’optimisation des processus d’affaires et celles la conformité aux normes de management ISO 9001 sont similaires. Dans le cas de la conformité aux normes, il y a des processus obligatoires à mettre en place et un audit de certification par une instance extérieure.

Les 10 étapes pour l’obtention d’une certification ISO 9001

Prenons l’exemple du déroulement pour avoir la conformité à la une norme de management ISO 9001 intégrant une optimisation de processus.

Étape 1 : Rencontre de découverte menant à une certification ISO 9001

Un consultant de notre équipe vient à votre rencontre pour discuter avec vous de vos attentes concernant la conformité à la norme ISO 9001 et vos processus d’affaires. Nous discutons ensemble des raisons pour lesquelles vous souhaitez engager une démarche de certification ISO 9001.

Il arrive souvent que cela soit une demande de vos clients. Nous vous aiderons à tirer parti de cette opportunité pour avoir un système ISO 9001 efficace, simple et utile pour votre entreprise. Plus qu’une simple certification, vous développerez un système qui vous servira vraiment. Trop d’entreprises sont ISO 9001 par dépit et subisse un système qualité trop lourd pour le fonctionnement au quotidien. Nous sommes là pour vous faciliter la vie.

Étape 2 : Diagnostic des écarts par rapport à la norme ISO 9001

À ce stade, SFH Conseil détermine le niveau de maturité de votre système de management par rapport aux exigences de la norme ISO 9001. Un audit de conformité est effectué pour comprendre les défis plus en détails pour atteindre les spécifications de la norme ISO 9001.

Étape 3 : Planifier le projet ISO 9001

Nous définissons ensuite une planification du projet de conformité ISO 9001 avec les grandes étapes.
Les ressources attribuées pour la mise en place du projet ISO 9001 sont à définir à ce moment : Quelles personnes participeront activement au projet ? Y aura-t-il des ajustements importants d’organisation à prévoir ?
Il est conseiller de nommer un responsable qualité qui sera formé sur l’ISO 9001 et qui deviendra à terme la référence ISO 9001 dans l’entreprise.

Étape 4 : Cartographie des processus d’affaires

La cartographie est réalisée avec votre participation active. L’entreprise n’est plus vue en termes de services en silo mais en processus interconnectés ayant des processus clients et des processus fournisseurs ainsi que des données d’entrées et des données de sortie.

Exemple de cartographie de processus :

Vous remarquerez que la cartographie de processus touche à tous les services de l’entreprise : Achats, Ressources humaines, Production, Expédition, Livraison…

La cartographie de processus est une bonne méthode pour verrouiller tous les processus d’affaires de l’entreprise et prendre des décisions de façon éclairée.

Une exception peut être faite pour le processus finances et comptabilité qui peut être exclu.

Étape 5 : Description des processus

Chaque processus va être documenté, mesuré et amélioré en permanence.

La description des processus dépend du niveau de détails vers lequel on veut aller.

Chaque processus est doté d’une fiche processus se basant sur cartographie de processus.

La fiche comporte :

• la valeur ajoutée du processus
• les indicateurs suivis
• les objectifs
• les ressources humaines et matériels nécessaires au bon fonctionnement du processus
• les processus amont,
• les processus aval,
• les données d’entrées
• les données de sorties
• l’information documentée liée au processus (procédures, instructions, enregistrements, documents qualité)

Il faut garder à l’esprit de faire des choses simples, utiles pour l’entreprise tout en aidant à la maitrise des exigences des clients.

Une procédure doit être créée si on sent une utilité à cette dernière.

SFH Conseil s’assure de vous questionner en permanence sur la pertinence des actions menées afin de garde le cap et le cadre de la norme ISO 9001.

Étape 6 : Audit interne

Le but à cette étape est de mesurer le niveau de maturité du système qualité face aux exigences de la norme. Une partie importante est la vérification que l’information documentée est en accord avec les activités réelles sur le terrain.

Les auditeurs internes de votre entreprise doivent être nommés et formés pour réaliser les audits internes

Étape 7 : Revue de direction

Réunion de direction servant à faire le bilan de la période écoulée et définir les objectifs de la période prochaine.

Étape 8 : certification ISO 9001

L’audit de certification ISO 9001 est réalisé par un registraire externe indépendant de SFH Conseil pour des raisons d’impartialité.

Le registraire se déplace dans l’entreprise et vérifie que l’entreprise respecte les exigences de la norme ISO 9001.

Étape 9 : Obtention du certificat ISO 9001

A l’issu de l’audit de certification, le registraire remet un rapport décrivant les observations, les points d’amélioration et les non conformités rencontrées.

S’il y a des non-conformités importantes, un délai est donné à l’organisme pour les écarts face à la norme ISO 9001.

L’entreprise reçoit un certificat de conformité ISO 9001 lorsqu’il n’y a plus de non conformités à lever.

Étape 10 : Amélioration continue

La certification ISO 9001 est un processus sans fin d’amélioration continue.

La roue d’amélioration de Deming ou PDCA est le cœur de la norme ISO 9001:

• PLAN (Planifier) / les objectifs à atteindre et les actions pour les atteindre.
• DO (Faire) / mettre en œuvre les actions
• CHECK (Vérifier) / contrôler l’efficacité des actions
• ACT (Agir) / rechercher des pistes d’amélioration

Dans cet esprit d’amélioration continue, chaque année, le registraire passe faire un audit plus ou moins détaillé du système.

Il y a un cycle de certification de trois ans :

• Audit de certification (année 1)
• Audit de suivi 1 (année 2) : audit moins lourd que la certification fait par le registraire
• Audit de suivi 2 (année 3)
• Audit de re-certification (année 4)
• Audit de suivi 1

Tout au long des étapes, SFH Conseil vous accompagne à la mise en place des actions. Cet accompagnement passe par des conseils, de la formation et certaine fois par la gestion par interim (impartition) tout au long du processus pour s’assurer que vos équipes acquièrent une autonomie sur tous les concepts de processus et conformité à la norme ISO 9001.

Nous disposons de partenaires dans l’amélioration de la productivité (opérations), la gestion des ressources humaines, marketing général et web, développement d’affaires.

N’hésitez pas à nous contacter pour développer une stratégie gagnante pour votre entreprise.