Analyse d’écart
La mise en œuvre d’une analyse d’écarts permet de déterminer les éléments à supprimer, rectifier, développer ou changer pour propulser votre société vers de nouveaux horizons. Cette démarche permet de cerner la voie optimale pour réaliser vos ambitions professionnelles. Elle implique une comparaison entre la situation présente et un état parfait ou des objectifs, mettant en évidence les failles et les opportunités d’évolution.
En quoi consiste l'analyse d'écarts ?
L’analyse d’écarts permet de mesurer l’efficacité d’une société en effectuant une comparaison de ses réalisations actuelles avec ses résultats potentiels ou escomptés. Lorsqu’une société est capable d’identifier précisément ses écarts de performance, elle est à même d’élaborer une stratégie méthodique pour pallier et résorber ces déficits, optimisant ainsi son efficacité. L’analyse d’écarts offre donc aux sociétés des données cruciales pour juger de leur performance, de la gestion de leurs ressources et de leurs stratégies.
Un rapport d’analyse d’écarts décrit avec précision les écarts ou les problèmes entre la situation actuelle et la situation désirée, ainsi que les démarches à entreprendre pour concrétiser de manière optimale les objectifs de l’organisme. Ce document aborde diverses questions, à savoir : « Quels sont nos objectifs ? » ; « Où en sommes-nous actuellement ? » ; « Pourquoi n’avons-nous pas encore atteint notre but ? » ; et « Comment allons-nous pallier ces disparités ? ». Ci-après les grandes lignes du rapport d’analyse d’écarts :
- Détails des objectifs et de la méthodologie ;
- Présentation des écarts ou les défis ;
- Prise en compte de la communication et des plans d’action ;
- Soumission de recommandations pour un usage à venir.
Les différentes approches d’analyses d’écarts
L’analyse d’écarts peut servir de baromètre pour jauger la performance d’une entreprise dans divers domaines. En ce sens, plusieurs approches méthodologiques peuvent être mises en œuvre. Voici quelques exemples :
- Analyse d’écarts du personnel : elle sert à estimer la différence entre l’effectif salarial réel et la main-d’œuvre utile.
- Analyse d’écarts de marché : aussi appelée analyse d’écarts de produits, elle permet de définir la position de l’entreprise sur le marché et mesurer la différence entre les ventes réelles et prévisionnelles.
- Analyse d’écarts de rendement : aussi dénommée analyse d’écarts stratégique, elle sert à déceler les raisons pour lesquelles les objectifs de rendement ne sont pas atteints. Elle peut servir à examiner les stratégies en cours et les ajuster pour concrétiser les objectifs de manière plus efficiente.
- Analyse d’écarts de bénéfices : elle sert à connaître et évaluer la différence entre le bénéfice réel et le bénéfice visé. C’est un instrument précieux pour trouver les solutions pour atteindre les objectifs de rentabilité.
Les avantages d'une analyse d'écarts
Voici les principaux avantages de l’analyse d’écarts :
- Optimisation des bénéfices : l’analyse d’écarts permet de cerner les causes qui font qu’une entreprise n’a pas atteint ses objectifs de rentabilité. Ces données sont cruciales pour élaborer une stratégie permettant de concrétiser les objectifs financiers.
- Identification des opportunités dans la gamme de produits : les sociétés peuvent se servir de l’analyse d’écarts pour évaluer leur gamme actuelle de produits et services et repérer de nouvelles opportunités commerciales.
- Mise en lumière des axes d’amélioration : en mettant en avant les branches dans lesquelles l’entreprise est en deçà de ses attentes, l’analyse d’écarts permet de définir des solutions d’optimisation des procédures.
Rapport d’analyse d’écarts : les démarches à suivre
La démarche d’une analyse d’écarts débute par la compréhension de la situation actuelle de l’organisation. L’adoption d’un modèle d’analyse d’écarts peut faciliter l’initiation à cette opération. Un tel modèle, ou un rapport d’évaluation d’écarts, inclut 4 principales phases :
Phase 1 : Analyse de la situation actuelle
Documentez la performance actuelle. Quel est le comportement du personnel ? Ses besoins sont-ils comblés ?
Phase 2 : Description de la situation recherchée
Envisagez l’objectif à long terme et dépeignez la vision de ce à quoi il devrait correspondre.
Phase 3 : Identification des failles et des risques
Les failles illustrent l’écart entre la réalité et les aspirations. Étudiez la cause première du problème actuel et décrivez les conditions nécessaires pour concrétiser le résultat escompté.
Phase 4 : Élaboration d’un plan d’action précis
Définissez les démarches concrètes, en les hiérarchisant, pour remédier aux failles. Le plan d’action doit préciser les solutions, justifier leur pertinence, et fixer les échéances pour l’atteinte des objectifs.
Méthodologies pour la réalisation d’une analyse d’écarts
Diverses méthodes peuvent être mises en œuvre pour réaliser une évaluation d’écarts, parmi lesquelles l’Analyse Fishbone, l’Analyse SWOT et le Modèle McKinsey 7s.
L’Analyse Fishbone
L’analyse Fishbone, ou diagramme de cause à effet, est couramment employée par les entreprises pour déceler la source principale d’un souci. Cet outil se focalise sur les 6 M :
- Machines : les équipements utilisés
- Méthodes : les procédures opérationnelles
- Matériaux : les ressources matérielles
- Mère Nature : l’environnement externe
- Main-d’œuvre : le personnel
- Mesures : les systèmes de mesure
Ce système facilite la compréhension des liens entre ces 6 M et un problème central. Le diagramme, ressemblant à un squelette de poisson, positionne le problème au niveau de la tête, avec les causes principales s’étendant vers la gauche comme des arêtes, et les sous-causes se ramifiant à partir de ces dernières.
L'Analyse SWOT
L’analyse SWOT est une méthode d’appréciation employée permettant d’identifier les éléments internes et externes qui sont essentiels pour une entreprise. Les facteurs internes comprennent les atouts et les faiblesses de cette dernière, tandis que les éléments externes englobent les opportunités et les menaces. Cette approche favorise l’adoption d’une réflexion stratégique en vue de concrétiser les objectifs de l’organisation. Elle est aussi bénéfique pour mieux appréhender le contexte externe, permettant ainsi d’exploiter les opportunités et de rester vigilant face à toute évolution imprévue susceptible de toucher l’entreprise.
Le Modèle McKinsey 7s
Le modèle McKinsey 7s examine 7 composantes clés interdépendantes au sein d’une organisation. Elles sont divisées en segments solides ne pouvant être contrôlés et en segments flexibles qui peuvent l’être :
Segments solides
- Stratégie : les tactiques permettant d’avoir un avantage concurrentiel
- Structure : l’organisation structurelle
- Systèmes : les procédures commerciales et des infrastructures techniques soutenant les tâches journalières
Segments flexibles
- Valeurs partagées : les croyances centrales de l’entreprise
- Style : l’approche de direction
- Personnel : les employés de l’organisation
- Compétences : les compétences essentielles du personnel