Audit ISO de fournisseurs
Dans le cadre de collaborations avec des fournisseurs, il s’avère crucial de vous assurer périodiquement que les prestations qu’ils offrent sont conformes aux réglementations en vigueur, aux standards de votre société et aux clauses contractuelles. Un audit de ces partenaires est un processus visant à examiner la qualité des prestations et/ou des produits d’un partenaire. Cette évaluation contrôle également leur aptitude à satisfaire les besoins de l’entité cliente. Pourquoi est-ce essentiel ? À quel moment et de quelle manière procéder à cet audit ?
Définition d’un audit fournisseur
Un audit fournisseur a pour but de contrôler de façon méthodique si cette catégorie de partenaires se conforme bien aux réglementations et aux standards de votre entreprise. Des critères d’audit normalisés et des listes de vérification sont utilisés pour déceler leurs atouts et leurs points faibles, et pour éclairer des voies d’amélioration.
Cette démarche permet à une entreprise de garantir la qualité des prestations ou des biens fournis par ses partenaires. Elle vérifie leur aptitude à satisfaire ses prévisions en matière de qualité, de coût et de livraison. Cela représente une sorte d’analyse formalisée, qui aboutit généralement à une recommandation de mesures correctives à appliquer.
Pourquoi est-ce fondamental ? Car les partenaires tiennent un rôle prépondérant dans l’essor et la réussite d’une société. Un fournisseur qui gère efficacement les commandes et offre des produits et services de qualité influence positivement la croissance et le progrès de l’organisme client. Cela permet également un dépistage et une gestion des risques liés à la collaboration fournisseur/client.
Les raisons de mener un audit fournisseur : quand une évaluation est-elle requise ?
Plusieurs motifs valables peuvent inciter à effectuer un audit fournisseur. À titre d’exemple, la législation allemande relative aux chaînes d’approvisionnement indique que vous êtes responsable lorsque vous collaborez avec des entités externes et vous impose d’assurer la transparence des procédés des chaînes logistiques mondiales et de contrôler que vos partenaires respectent toutes les normes relatives aux droits de l’Homme. Concrètement, il vous faut mener fréquemment des évaluations des risques, concevoir des stratégies préventives et documenter les infractions.
Il est aussi dans votre intérêt d’avoir une perception exacte de la qualité de vos fournisseurs. En effet, leur efficacité peut influencer significativement la qualité de votre production et le succès de votre société.
Les raisons ci-après peuvent justifier la mise en œuvre d’un audit fournisseur :
- Tri des fournisseurs : un audit fournisseur peut vous aider à opter pour le meilleur partenaire qui satisfait vos exigences.
- Évaluation des fournisseurs : un audit fournisseur vous permet de jauger, de comparer et de renforcer vos liens avec vos partenaires actuels.
- Garantie de qualité : si vous désirez bonifier la qualité de vos produits et optimiser vos procédures de production, une évaluation des partenaires peut vous dévoiler des opportunités d’amélioration.
- Certification : un audit fournisseur est utile dans la préparation à des certifications, telles que la certification selon la norme ISO 9001.
À quel moment réaliser un audit fournisseur ?
Il est recommandé de procéder à audit fournisseur dans le cas où la collaboration avec le partenaire présente un niveau de contrôle incertain et plusieurs périls associés, ou dans le cas où la société cliente remarque des anomalies répétitives.
Cette évaluation peut aussi s’avérer nécessaire pour examiner un nouveau partenaire, dont la performance et la gestion des risques ne sont pas encore attestées. Dans le cas où ce fournisseur est un acteur clé de la fiabilité de la chaîne d’approvisionnement, un audit se révèle crucial.
En outre, un audit peut être conduit à tout instant durant la collaboration avec le fournisseur, pour confirmer le bon fonctionnement de ce dernier, en accord avec les clauses contractuelles. De façon générale, il est recommandé de réaliser une évaluation des partenaires de façon périodique : annuellement, ou plus fréquemment en cas de dysfonctionnement manifeste. Parallèlement, il est nécessaire d’effectuer régulièrement le nettoyage des bases de données tierces.
Les facteurs à considérer pour un audit fournisseur
Il n’y a pas de méthode universelle pour mener ce type d’audit. Il incombe alors à chaque société de concevoir son propre modèle d’évaluation des partenaires. Néanmoins, il faut considérer certains facteurs spécifiques, qui correspondent aux standards que le partenaire évalué doit respecter. À cet égard, mentionnons en particulier les éléments suivants :
- Fournir des biens ou des services de qualité ;
- Gérer les risques tiers ;
- Assurer le contrôle de conformité des tiers ;
- Réaliser un suivi des performances ;
- Savoir instaurer des mesures correctives au besoin.
Norme ISO 9001 et audit fournisseur
La norme ISO 9001 datant de l’année 2015 est une norme internationale encadrant le système de management de la qualité (SMQ) d’une société. Elle définit un niveau d’exigence spécifique du point de vue du contrôle des fournisseurs externes, de la gestion des risques des partenaires et de qualité des biens ou services offerts. De ce fait, elle encourage une amélioration continue. Ce niveau d’exigence requiert la mise en œuvre de démarches, ainsi qu’une responsabilité par rapport à la clientèle.
En déclarant une certification ISO 9001, un partenaire signale qu’il a instauré un système de management de la qualité satisfaisant les critères déterminés.
Ci-après les exigences s’appliquant à un fournisseur se targuant d’une certification ISO 9001 :
- Mise en pratique de bonnes pratiques ;
- Délimitation précise des fonctions de chacun dans les processus de prestation ;
- Perfectionnement des processus ;
- Traçabilité des anomalies ;
- Contrôles qualité plus réguliers.
Avantages d’un audit fournisseur
Votre société et vous pouvez tirer profit d’une conduite régulière d’audits fournisseurs. Ces évaluations présentent les avantages ci-après :
- Identification claire des points faibles et des points forts de vos partenaires ;
- Évaluation de leur rendement sur la base de critères prédéfinis ;
- Détermination des points d’amélioration de la qualité apportée par un partenaire (où et comment) ;
- Amélioration de la gestion des risques et réduction de ces derniers ;
- Respect des normes fixées par votre société.
- Comparatif des partenaires afin de toujours choisir la meilleure option.
- Documentation et suivi de l’évolution des partenaires.
- Renforcement des relations avec les partenaires à travers une collaboration étroite durant la procédure d’évaluation.
- Impact positif sur le produit final et accroissement de la satisfaction des clients en améliorant la qualité des partenaires.